关于做好档案归档及部门档案考核工作的通知
2018-03-21 09:12:35   来源:校办公室   点击:

各部门:
        我校档案室将于2018年3月份开展档案整理、移交及部门档案工作考核,现将有关事项通知如下:
        一、综合档案归档工作
        1、归档范围和分类
        各部门应按照归档范围的规定,将应归档的文件材料收集完整。
        2、归档时间及地点
        各部门移交档案时间:2018年3月21日—3月31日
        档案移交地点:档案室(209室);联系人:李老师,电话:15516965521。
        3、归档要求
        (1)各部门分管档案工作的领导要切实加强对本部门归档工作的领导,兼职档案员要切实履行职责,做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交,任何部门和个人不得将应归档材料据为己有。
        (2)凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。
        (3)重要请示类文件材料如已答复,须将相关批复材料和原材料合并归档。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。
        (4)归档的文件材料应是原件,复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。
        (5)归档材料必须完整,在整理过程中要逐卷(件)检查,不缺页、漏项。归档材料整理后,要逐项填写《档案移交(接收)清单》,将清单和材料一同归档。
        (6)归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间,并刻录光盘(一式2份)。
        4、归档程序
        (1)归档验收
        档案移交时,交接双方当面检查,综合档案室工作人员按立卷归档要求进行验收,不符合要求的请归档部门按要求整理合格后,办理移交手续。
        (2)移交手续
        归档部门移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的《档案材料移交(接收)登记表》,目录表一式2份,交接双方签字并加盖所在部门印章后,归档单位留存1份,档案室留存1份备查。
        二、部门档案考核工作
        为进一步做好学校及部门档案工作,2018年学校将对部门档案工作进行考核,考核情况细则如下:
        1、考核内容
        各部门考核内容为职能部门负责人对档案工作的重视程度,建立岗位责任制,各部门的文书档案、业务档案、电子档案的收集整理,需归档移交档案室档案资料的预立卷和归档时间等方面。
        2、考核程序
        档案管理考核设置优秀、合格、不合格三个等级。校办根据归档时间和归档要求对各部门的档案工作进行材料审查、实地检查、综合评分、拟定考核意见、初步确定考核结果。
        2018年3月21日—3月31日及时归档,档案材料整理规范为优秀,有下列情况之一的,应直接认定为不合格:           (1)有积存文件材料没有整理归档的;
        (2)未按规定向综合档案室移交档案的;
        (3)发生档案损毁、丢失、泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的;
        对于考核不合格的部门,除责令限期改正外,还要和部门年终考核挂钩。考核不合格部门取消该部门年度评优资格。
       
              

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